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    本人今(jin)年有幸(xing)負責研(yan)發某省(sheng)局辦(ban)公自動化系統，并于近期在全省(sheng)近60個點(dian)推廣應用(yong)。開發歷(li)時二個半(ban)月，過程中(zhong)曾對國內(nei)“號稱有名”的OA系統進行(xing)過分析歸納(na)，今(jin)天有時間提出幾個問題，和大家一起(qi)討論，請指點(dian)。

問題一：政府辦公自動化系統的核心是什么？

    我們團隊在開發(fa)之前，從各種渠(qu)道收集過許(xu)多(duo)(duo)不(bu)同廠(chang)商(shang)(shang)OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)的(de)(de)產(chan)品(pin)說明，經分析發(fa)現大部分廣做宣傳的(de)(de)OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)功(gong)能都比較豐富，比如(ru)公文管(guan)理(li)(li)、會議(yi)管(guan)理(li)(li)、檔案(an)管(guan)理(li)(li)、車輛(liang)管(guan)理(li)(li)、人員(yuan)管(guan)理(li)(li)等等很(hen)多(duo)(duo)功(gong)能，但這(zhe)些OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)真正讓政府客戶使用(yong)得(de)(de)效果(guo)如(ru)何(he)呢？客戶最關心那一塊功(gong)能？這(zhe)兩個問(wen)題我發(fa)現很(hen)多(duo)(duo)OA廠(chang)商(shang)(shang)沒有分析精確！這(zhe)其實是政府OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)開發(fa)中(zhong)最關鍵的(de)(de)問(wen)題，如(ru)果(guo)這(zhe)個問(wen)題解決不(bu)了，其它功(gong)能開發(fa)得(de)(de)再(zai)深入，再(zai)完善，也是無濟于事。

我們分析很多部門政府客戶的需求，發現如下答案：

政府OA系統的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理與公文編輯器。

    有(you)(you)些(xie)客(ke)戶最(zui)(zui)(zui)(zui)開始(shi)要求(qiu)廠(chang)商(shang)開發(fa)OA系統時(shi)，出(chu)于(yu)功(gong)能(neng)的(de)(de)豐富性，提出(chu)很多功(gong)能(neng)模(mo)塊(kuai)(kuai)(kuai)的(de)(de)需求(qiu)，比(bi)如車輛管理、會(hui)(hui)議管理以及其(qi)它輔(fu)助辦(ban)公管理模(mo)塊(kuai)(kuai)(kuai)。但經過(guo)一段(duan)時(shi)期(qi)的(de)(de)系統運行(xing)后，會(hui)(hui)發(fa)現(xian)90%的(de)(de)政府工作人員，90%的(de)(de)時(shi)間都只(zhi)應用公文(wen)管理模(mo)塊(kuai)(kuai)(kuai)，所(suo)以這(zhe)個模(mo)塊(kuai)(kuai)(kuai)出(chu)得(de)問題最(zui)(zui)(zui)(zui)多，客(ke)戶的(de)(de)定制需求(qiu)也最(zui)(zui)(zui)(zui)多。其(qi)它功(gong)能(neng)模(mo)塊(kuai)(kuai)(kuai)最(zui)(zui)(zui)(zui)終會(hui)(hui)成為(wei)一種擺(bai)設（除非領(ling)導有(you)(you)特殊要求(qiu)，但即使領(ling)導有(you)(you)要求(qiu)，因為(wei)最(zui)(zui)(zui)(zui)開始(shi)開發(fa)時(shi)，沒有(you)(you)深入調研相關(guan)業務部門的(de)(de)需求(qiu)，這(zhe)些(xie)功(gong)能(neng)模(mo)塊(kuai)(kuai)(kuai)最(zui)(zui)(zui)(zui)終還是用不起來）。

    所以(yi)筆者建議，客戶方和OA開發(fa)廠商應該拿(na)出80%的精力放在(zai)公文管理模塊中來，以(yi)滿足絕(jue)大多(duo)數用戶使用OA系(xi)統的需(xu)求。至(zhi)于(yu)其它功能模塊，比如車輛管理、會議管理，其實可以(yi)做(zuo)為業務(wu)管理系(xi)統來定制開發(fa)，不歸(gui)于(yu)OA系(xi)統，單(dan)獨調研，單(dan)獨開發(fa)。

 ;   筆者(zhe)(zhe)可能有些逆潮流而為之嫌，因為目前的OA概念是“協同OA”，要(yao)求(qiu)OA系(xi)統(tong)解決全部的政(zheng)府辦公(gong)(gong)(gong)需求(qiu)。但(dan)筆者(zhe)(zhe)認(ren)為“協同OA”是OA系(xi)統(tong)+各業務管(guan)(guan)理(li)系(xi)統(tong)+基礎數據管(guan)(guan)理(li)+統(tong)一(yi)權限管(guan)(guan)理(li)。所以核心(xin)OA系(xi)統(tong)的主要(yao)建(jian)設目的是解決公(gong)(gong)(gong)文流轉(zhuan)問題、解決無紙(zhi)化(hua)辦公(gong)(gong)(gong)問題、解決電子公(gong)(gong)(gong)章問題。

問題二：公文流程問題，是應用工作流，還是讓客戶自行動態定義流程？

    我發現IT真是(shi)(shi)個炒概(gai)念(nian)的(de)領域，前兩年炒得(de)比較熱(re)的(de)“工作(zuo)流系(xi)統”，近期(qi)已經歸于平靜。本人就(jiu)是(shi)(shi)不(bu)相信，或者(zhe)不(bu)相信國(guo)內的(de)IT公司近期(qi)能(neng)(neng)做出一個可(ke)以解(jie)決全部業務功(gong)能(neng)(neng)需求的(de)“萬能(neng)(neng)、通用系(xi)統”，如(ru)(ru)果能(neng)(neng)做出這(zhe)(zhe)種系(xi)統，肯(ken)定是(shi)(shi)Microsoft公司，如(ru)(ru)果連(lian)Microsoft公司都不(bu)做這(zhe)(zhe)種系(xi)統，您認為有必(bi)要做嗎？

    本人認為這個概念的出發點是好的，想(xiang)抽象出系(xi)(xi)統的流程(cheng)邏輯部分，減輕二次開發的工(gong)作(zuo)量。但到了(le)中國IT同事這里，好象就有(you)些走(zou)調(diao)了(le)，變(bian)成了(le)萬能地(di)(di)、通(tong)用地(di)(di)可以(yi)解決全部問題的系(xi)(xi)統。好了(le)，不(bu)說了(le)，本人其實不(bu)懂工(gong)作(zuo)流，瞎說一通(tong)，內行人不(bu)要見怪。

    言(yan)歸正傳，問個問題：“您說，政府客戶的(de)(de)工(gong)作(zuo)流程(cheng)能事(shi)(shi)先定義(yi)好嗎？”我感覺至少在中國是(shi)不(bu)能定義(yi)的(de)(de)，因為可(ke)變的(de)(de)情況太(tai)多(duo)。比如(ru)，一篇公文(wen)如(ru)果(guo)是(shi)普通工(gong)作(zuo)人員擬稿，則(ze)需(xu)要(yao)部門領(ling)導審核把關；但(dan)如(ru)果(guo)是(shi)部門領(ling)導自己(ji)擬稿呢(ni)？這只是(shi)最簡單的(de)(de)例子，其(qi)它的(de)(de)特(te)殊例子太(tai)多(duo)了，尤(you)其(qi)是(shi)在辦(ban)事(shi)(shi)流程(cheng)中，即使(shi)經手的(de)(de)政府工(gong)作(zuo)人員可(ke)能有(you)時也(ye)不(bu)知(zhi)道下(xia)一步應該如(ru)何辦(ban)，所以才經常去請示領(ling)導。

    因此(ci)，我認(ren)為政府客(ke)戶不(bu)需要(yao)，也不(bu)可能(neng)用一個事先定義好流程的辦(ban)公自動化系統；而(er)是需要(yao)一個可以(yi)每一步都讓客(ke)戶自己動態(tai)選擇(ze)下一步操作和對象的動態(tai)流程辦(ban)公自動化系統。

問題三：如何讓OA系統維護、系統管理更加方便？

    其實這又回(hui)到(dao)一(yi)個問題，是“以(yi)技(ji)術為中心(xin)”，還是“以(yi)客戶(hu)(hu)(hu)為中心(xin)”，政府客戶(hu)(hu)(hu)當然要求以(yi)“客戶(hu)(hu)(hu)為中心(xin)”。所以(yi)很多招標(biao)文(wen)件中都要求“系統簡單易用、便于維(wei)護”。這到(dao)也是，花了錢，誰還想(xiang)買(mai)個負擔。

    但目(mu)前(qian)的(de)主流OA系(xi)統(tong)，維護使(shi)用(yong)(yong)便捷性(xing)如(ru)何呢？我可以舉個例子，目(mu)前(qian)很(hen)多政府OA系(xi)統(tong)都是(shi)基(ji)于Domino開發的(de)，從前(qian)使(shi)用(yong)(yong)這種OA，必須要求(qiu)客戶(hu)(hu)首先培(pei)訓Notes。現在出于方便性(xing)，都是(shi)基(ji)于Domino的(de)B/S版本的(de)OA系(xi)統(tong)，最終客戶(hu)(hu)的(de)方便性(xing)是(shi)提高了，但系(xi)統(tong)管理員還是(shi)沒有(you)脫離苦海(hai)，用(yong)(yong)戶(hu)(hu)管理、系(xi)統(tong)配置沒有(you)經過(guo)專業的(de)Notes培(pei)訓，的(de)確是(shi)用(yong)(yong)不起(qi)來。

    所以(yi)我認為好(hao)的政府OA系統(tong)，要解(jie)決各種最(zui)(zui)終(zhong)用戶(hu)的使用便(bian)捷性(xing)。解(jie)決方案有：應用其(qi)它(ta)開發(fa)平臺，比如J2EE或(huo)者.NET。這(zhe)樣才(cai)可以(yi)從(cong)根本上解(jie)決最(zui)(zui)終(zhong)用戶(hu)的使用方便(bian)性(xing)，系統(tong)管理員維護的便(bian)捷性(xing)。