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    今天(tian)，辦公(gong)自動化領域一系(xi)列的(de)變革(ge)令人矚目(mu)，其中(zhong)之一便是OA的(de)管理(li)核心由(you)正在由(you)單純的(de)事務處理(li)轉向融合(he)知(zhi)識(shi)(shi)管理(li)的(de)協(xie)同辦公(gong)，換言之，知(zhi)識(shi)(shi)管理(li)是辦公(gong)自動化的(de)革(ge)命(ming)性進展，是新(xin)一代(dai)OA的(de)發(fa)展方向，而OA將為(wei)知(zhi)識(shi)(shi)管理(li)提供基(ji)礎環境，成為(wei)實現知(zhi)識(shi)(shi)管理(li)的(de)協(xie)同工作(zuo)平臺。

  ;  OA管(guan)理(li)核心的轉變：知識(shi)管(guan)理(li)

    辦公自動化系(xi)統經過(guo)十幾年的(de)(de)(de)(de)(de)(de)發展(zhan)，已經進入到(dao)新一代(dai)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)協(xie)同(tong)OA時代(dai)。協(xie)同(tong)OA不僅可以實現(xian)企業各組織、各部門以及人員之間的(de)(de)(de)(de)(de)(de)協(xie)同(tong)，還能夠很方(fang)便的(de)(de)(de)(de)(de)(de)將各種內外資源結合在一起，從而讓人們越來越多(duo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)體(ti)會到(dao)協(xie)同(tong)所帶來的(de)(de)(de)(de)(de)(de)高(gao)效；而接下來的(de)(de)(de)(de)(de)(de)問題就是：我們如(ru)何從現(xian)有的(de)(de)(de)(de)(de)(de)OA系(xi)統中挖掘更多(duo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)信息、創(chuang)造更多(duo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)價(jia)值(zhi)？我們的(de)(de)(de)(de)(de)(de)答案是引入知(zhi)識管理思想。

    事實上，知(zhi)識(shi)(shi)管(guan)理正是新一(yi)代的(de)(de)(de)(de)OA區別于傳統OA的(de)(de)(de)(de)應用(yong)(yong)之一(yi)。在傳統OA中，企業(ye)(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)所(suo)有動(dong)作(zuo)都(dou)是圍繞(rao)著具體(ti)的(de)(de)(de)(de)事務(wu)來(lai)進行的(de)(de)(de)(de)，而(er)OA的(de)(de)(de)(de)目的(de)(de)(de)(de)也在于幫助企業(ye)(ye)(ye)擺脫(tuo)部分手(shou)工(gong)工(gong)作(zuo)，在一(yi)定程度(du)上提升業(ye)(ye)(ye)務(wu)效率(lv)。傳統OA中的(de)(de)(de)(de)信息是以(yi)(yi)單(dan)純的(de)(de)(de)(de)文檔、或靜態數據等形式存在，信息的(de)(de)(de)(de)覆(fu)蓋面(mian)和覆(fu)蓋深度(du)十分有限(xian)，難(nan)以(yi)(yi)將其凝練(lian)成(cheng)知(zhi)識(shi)(shi)，更無法建(jian)立很(hen)好的(de)(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)管(guan)理體(ti)系。而(er)新一(yi)代OA不(bu)僅(jin)提供基本的(de)(de)(de)(de)信息和事務(wu)管(guan)理平臺，還關注(zhu)這些信息和業(ye)(ye)(ye)務(wu)過程中所(suo)包含的(de)(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)，并利(li)用(yong)(yong)一(yi)系列知(zhi)識(shi)(shi)管(guan)理工(gong)具實現對(dui)其的(de)(de)(de)(de)獲取、轉化(hua)、存儲和利(li)用(yong)(yong)，以(yi)(yi)支持企業(ye)(ye)(ye)知(zhi)識(shi)(shi)型組織的(de)(de)(de)(de)建(jian)立。應該說，引入知(zhi)識(shi)(shi)管(guan)理是辦公自動(dong)化(hua)領域(yu)的(de)(de)(de)(de)一(yi)場(chang)革(ge)命(ming)，必將給OA帶(dai)來(lai)更高層(ceng)面(mian)的(de)(de)(de)(de)應用(yong)(yong)價值。

    在我們進一步探討知(zhi)識管理如何(he)與(yu)OA應用相結合(he)之前，我們不由要問：究竟什(shen)么(me)是知(zhi)識管理？

    什(shen)么是知識管(guan)理(li)

    正(zheng)如安(an)德魯.卡內(nei)基所說“在一個組(zu)織(zhi)內(nei)，唯一不(bu)能(neng)(neng)(neng)(neng)被替代(dai)(dai)的(de)(de)資產(chan)是(shi)組(zu)織(zhi)的(de)(de)知(zhi)識和她的(de)(de)人(ren)員。”知(zhi)識正(zheng)在成為推進企業持續性發展(zhan)的(de)(de)源(yuan)(yuan)動(dong)力(li)(li)。尤其當前(qian)社(she)會(hui)已經(jing)邁入知(zhi)識經(jing)濟時代(dai)(dai)，與(yu)工業經(jing)濟時代(dai)(dai)不(bu)同(tong)，它的(de)(de)特征是(shi)社(she)會(hui)生產(chan)能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)和商品過剩，競爭異常激烈(lie)、客戶需(xu)求變(bian)化頻繁，對企業的(de)(de)應變(bian)能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)、決策能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)和創新能(neng)(neng)(neng)(neng)力(li)(li)都提出了更高的(de)(de)要(yao)求。因此推動(dong)社(she)會(hui)發展(zhan)的(de)(de)主要(yao)力(li)(li)量(liang)不(bu)再(zai)是(shi)傳統(tong)的(de)(de)自然(ran)資源(yuan)(yuan)、資本和勞動(dong)力(li)(li)，而是(shi)知(zhi)識。

    那(nei)么什么是知識(shi)管(guan)理(li)呢？引(yin)用(yong)斯(si)維拜(Karl E Sverby)從(cong)認識(shi)論角度對知識(shi)管(guan)理(li)的(de)(de)定(ding)義，便是“利用(yong)組(zu)織(zhi)的(de)(de)無形資(zi)產創(chuang)(chuang)造價(jia)值的(de)(de)藝術(shu)。”也就(jiu)是說，知識(shi)首先(xian)不(bu)同于傳統的(de)(de)資(zi)產，它更多的(de)(de)以“無形”的(de)(de)形式存在(zai)，例如人的(de)(de)經驗、心得，人所掌握的(de)(de)技能等，而(er)(er)無形的(de)(de)知識(shi)卻是無價(jia)的(de)(de)，知識(shi)管(guan)理(li)就(jiu)是要(yao)用(yong)科(ke)學的(de)(de)方式獲(huo)取、組(zu)織(zhi)、分享、更新(xin)、創(chuang)(chuang)新(xin)這些知識(shi)，從(cong)而(er)(er)在(zai)企業(ye)(ye)組(zu)織(zhi)中成為管(guan)理(li)運營(ying)的(de)(de)智(zhi)慧資(zi)本，給企業(ye)(ye)帶來(lai)價(jia)值。

    因而(er)我們說(shuo)，知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)管理是一種全新的(de)(de)(de)經營管理模式，它要求企(qi)業將知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)視為企(qi)業最重要的(de)(de)(de)戰(zhan)略資源，把最大限度地掌(zhang)握和利用(yong)知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)作為提高企(qi)業競爭力的(de)(de)(de)關(guan)鍵；從實踐的(de)(de)(de)層面上來說(shuo)，知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)管理一方(fang)(fang)面需(xu)要及時獲取存(cun)在于企(qi)業內(nei)外部的(de)(de)(de)各種信息、數據、文檔(dang)等(deng)，另(ling)一方(fang)(fang)面還需(xu)要對與知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)相(xiang)關(guan)的(de)(de)(de)活動進行充分的(de)(de)(de)管理和支持，這就需(xu)要把知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)本身、使用(yong)知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)的(de)(de)(de)人、傳播知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)的(de)(de)(de)活動等(deng)各方(fang)(fang)面的(de)(de)(de)資源協調(diao)統一起來。

    OA對知識管理(li)的支(zhi)撐

    了解了知識(shi)管(guan)(guan)理的(de)基(ji)(ji)本(ben)概念后，OA又該如何提供對知識(shi)管(guan)(guan)理的(de)支撐呢？首先，我們(men)來(lai)看(kan)一下(xia)知識(shi)管(guan)(guan)理所包含的(de)基(ji)(ji)本(ben)要素：

  ;  知(zhi)識(shi)來(lai)(lai)源(yuan)：從(cong)(cong)內(nei)容上來(lai)(lai)分類(lei)，知(zhi)識(shi)包括(kuo)各(ge)(ge)種(zhong)技能(neng)、專(zhuan)業(ye)、事實(shi)、能(neng)力、法則、規律(lv)等；從(cong)(cong)存在的形態來(lai)(lai)分類(lei)，知(zhi)識(shi)包括(kuo)顯性(xing)知(zhi)識(shi)(各(ge)(ge)種(zhong)數據、文檔、材料等)和隱性(xing)知(zhi)識(shi)(人頭腦中的思維方式、專(zhuan)業(ye)知(zhi)識(shi)、掌握(wo)的技能(neng)技巧等)。

 ;   存(cun)儲(chu)知(zhi)識(shi)：知(zhi)識(shi)的存(cun)儲(chu)包括存(cun)儲(chu)的場所、存(cun)儲(chu)的形(xing)式、組織的方式等。

    共(gong)(gong)享(xiang)(xiang)知(zhi)識(shi)(shi)(shi)：知(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)共(gong)(gong)享(xiang)(xiang)從另一個方面來說(shuo)就是知(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)分發、傳播，讓知(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)使用者(zhe)可以(yi)最大限度的(de)(de)獲取知(zhi)識(shi)(shi)(shi)，從而使知(zhi)識(shi)(shi)(shi)通過共(gong)(gong)享(xiang)(xiang)實現自身(shen)價值(zhi)。

    ;利(li)用知(zhi)識(shi)：知(zhi)識(shi)的利(li)用就是要讓知(zhi)識(shi)在獲取的同時(shi)，轉化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資(zi)本。

    因此，相對應(ying)的(de)(de)，OA應(ying)該為知識管理的(de)(de)這些要素(su)提供管理工具：

    知識(shi)(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)獲取：除了現成(cheng)的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)資料外，知識(shi)(shi)更多的(de)(de)(de)(de)(de)存在(zai)于(yu)的(de)(de)(de)(de)(de)日常活動的(de)(de)(de)(de)(de)過程(cheng)中(zhong)(zhong)(zhong)，并(bing)不斷的(de)(de)(de)(de)(de)在(zai)產(chan)生和更新的(de)(de)(de)(de)(de)過程(cheng)中(zhong)(zhong)(zhong)。因此OA應擴大(da)其(qi)對企業管理的(de)(de)(de)(de)(de)涵蓋(gai)面(mian)，深入企業的(de)(de)(de)(de)(de)運(yun)營，同時將知識(shi)(shi)管理貫穿于(yu)企業運(yun)作的(de)(de)(de)(de)(de)各(ge)個環節，讓(rang)企業可(ke)(ke)以隨(sui)(sui)時隨(sui)(sui)地的(de)(de)(de)(de)(de)關注、跟蹤(zong)和攫取業務(wu)過程(cheng)中(zhong)(zhong)(zhong)產(chan)生的(de)(de)(de)(de)(de)知識(shi)(shi)，并(bing)進行及(ji)時的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)，而不必(bi)從頭(tou)撰寫文(wen)(wen)檔(dang)(dang)或單純的(de)(de)(de)(de)(de)以文(wen)(wen)檔(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)形式展(zhan)現。例如對一(yi)(yi)個客戶從獲得信息到(dao)簽單的(de)(de)(de)(de)(de)銷售過程(cheng)可(ke)(ke)以很方便的(de)(de)(de)(de)(de)隨(sui)(sui)時被記(ji)(ji)錄(lu)，簽單結束后(hou)便可(ke)(ke)自動形成(cheng)知識(shi)(shi)庫的(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)(yi)部分(fen)；另外就是OA也可(ke)(ke)以進一(yi)(yi)步擴展(zhan)成(cheng)為搜(sou)索、整(zheng)合和組織(zhi)各(ge)種外部信息的(de)(de)(de)(de)(de)平臺，并(bing)將其(qi)中(zhong)(zhong)(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)信息轉化為知識(shi)(shi)供訪(fang)問者共享。

    知(zhi)(zhi)識的(de)(de)整理(li)：知(zhi)(zhi)識的(de)(de)原始形態是(shi)雜亂(luan)無章的(de)(de)，因(yin)此需要(yao)對各(ge)種結構化和(he)(he)非(fei)結構化知(zhi)(zhi)識的(de)(de)有(you)序管理(li)。這包(bao)括提供對各(ge)種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的(de)(de)存儲；對各(ge)種數據和(he)(he)信息的(de)(de)轉(zhuan)化；提供可高度定義的(de)(de)知(zhi)(zhi)識目錄；提供可細分的(de)(de)，多角度的(de)(de)共享(xiang)權限安全(quan)設定；提供各(ge)種知(zhi)(zhi)識展現平臺；提供知(zhi)(zhi)識與知(zhi)(zhi)識之間的(de)(de)關聯等。

    知識(shi)(shi)(shi)的(de)分發(fa)(fa)：完成(cheng)了(le)知識(shi)(shi)(shi)的(de)獲(huo)取和整理后，下一(yi)(yi)步(bu)就(jiu)需要將這(zhe)些有價值(zhi)的(de)知識(shi)(shi)(shi)通過各(ge)種手段進(jin)(jin)行廣(guang)泛的(de)傳播。因此一(yi)(yi)方(fang)面(mian)，知識(shi)(shi)(shi)可(ke)以(yi)(yi)以(yi)(yi)各(ge)種形(xing)式展現(xian)，例如(ru)內外(wai)網站、企業(ye)新(xin)聞、電子期刊、相關文(wen)檔等；另一(yi)(yi)方(fang)面(mian)還(huan)可(ke)以(yi)(yi)通過知識(shi)(shi)(shi)訂閱、交(jiao)流社區、即時通訊(xun)、網絡學(xue)校、工作流程(cheng)等進(jin)(jin)行分發(fa)(fa)；分發(fa)(fa)對象可(ke)以(yi)(yi)為(wei)某個部(bu)門(men)的(de)人員，也可(ke)以(yi)(yi)為(wei)整個企業(ye)或外(wai)部(bu)的(de)合作伙伴等。

    利用知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)：完成了知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)分(fen)發后，下(xia)一步的(de)(de)工作就是(shi)促進人員有(you)效(xiao)的(de)(de)對(dui)知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)進行汲取，并對(dui)知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)轉化進行評(ping)(ping)估和(he)分(fen)析(xi)。這包括知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)查(cha)詢(xun)，如提供出色的(de)(de)信息檢索功能、知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)關聯、知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)地圖等使企(qi)業在業務過程中可(ke)以迅速地獲得需要查(cha)找的(de)(de)信息；學(xue)習評(ping)(ping)估和(he)考(kao)核，提供各種學(xue)習和(he)測驗(yan)工具；知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)分(fen)析(xi)和(he)統(tong)計，從各種角度分(fen)析(xi)知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)結構、內容以及被閱讀的(de)(de)情況，判別(bie)知(zhi)(zhi)識(shi)(shi)(shi)的(de)(de)價值和(he)人員的(de)(de)趨(qu)向等。

    創新(xin)知(zhi)識(shi)(shi)：知(zhi)識(shi)(shi)被汲取并加以利用(yong)(yong)(yong)后，又(you)會在(zai)(zai)實踐中產生新(xin)的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)。因此知(zhi)識(shi)(shi)管理(li)還需要利用(yong)(yong)(yong)創建(jian)、溝(gou)(gou)通、交流(liu)等(deng)手(shou)段讓新(xin)的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)顯性化(hua)，補(bu)充到原有的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)體系中，并重新(xin)進入知(zhi)識(shi)(shi)獲取、存(cun)儲、共享、利用(yong)(yong)(yong)、創新(xin)的(de)(de)(de)新(xin)一輪循環，以實現知(zhi)識(shi)(shi)的(de)(de)(de)不斷更新(xin)和(he)(he)積(ji)累。這包括在(zai)(zai)日(ri)常(chang)工(gong)作中隨時和(he)(he)便(bian)利的(de)(de)(de)創建(jian)知(zhi)識(shi)(shi)；新(xin)知(zhi)識(shi)(shi)能夠迅速進入原有的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)體系；與人(ren)力資源管理(li)相結合(he)，對知(zhi)識(shi)(shi)積(ji)累的(de)(de)(de)考核和(he)(he)激勵；突破組織(zhi)界限(xian)，進行(xing)動態的(de)(de)(de)靈活(huo)的(de)(de)(de)溝(gou)(gou)通交流(liu)，聯(lian)合(he)內外部的(de)(de)(de)知(zhi)識(shi)(shi)力量等(deng)。

    總結而(er)言，從(cong)知識(shi)(shi)(shi)(shi)管理(li)(li)(li)的(de)(de)過(guo)(guo)程(cheng)來看，它(ta)像(xiang)是(shi)一(yi)(yi)(yi)個螺旋形，一(yi)(yi)(yi)方面，知識(shi)(shi)(shi)(shi)從(cong)獲(huo)得、整(zheng)理(li)(li)(li)、分享、更新、利用(yong)、創(chuang)新，再到(dao)(dao)獲(huo)得，這(zhe)是(shi)一(yi)(yi)(yi)個不斷循(xun)環往(wang)復的(de)(de)過(guo)(guo)程(cheng)；另(ling)一(yi)(yi)(yi)方面，知識(shi)(shi)(shi)(shi)通(tong)過(guo)(guo)這(zhe)樣的(de)(de)循(xun)環，知識(shi)(shi)(shi)(shi)本(ben)身得到(dao)(dao)不斷的(de)(de)積累，知識(shi)(shi)(shi)(shi)量不斷擴(kuo)大，從(cong)而(er)對組織產(chan)生越來越強的(de)(de)影響力(li)。而(er)從(cong)知識(shi)(shi)(shi)(shi)管理(li)(li)(li)的(de)(de)平臺來看，新一(yi)(yi)(yi)代OA將(jiang)拓展和深(shen)化其應用(yong)，圍繞(rao)整(zheng)個的(de)(de)知識(shi)(shi)(shi)(shi)管理(li)(li)(li)過(guo)(guo)程(cheng)，提(ti)供內容管理(li)(li)(li)、知識(shi)(shi)(shi)(shi)檢索、知識(shi)(shi)(shi)(shi)推送、知識(shi)(shi)(shi)(shi)創(chuang)建、知識(shi)(shi)(shi)(shi)激勵、知識(shi)(shi)(shi)(shi)分析等(deng)一(yi)(yi)(yi)系列的(de)(de)工具，同時將(jiang)知識(shi)(shi)(shi)(shi)管理(li)(li)(li)從(cong)狹(xia)隘的(de)(de)文檔管理(li)(li)(li)擴(kuo)展到(dao)(dao)企業的(de)(de)整(zheng)個業務管理(li)(li)(li)和運作環節(jie)中，并與其緊密的(de)(de)融合(he)在一(yi)(yi)(yi)起，從(cong)而(er)以知識(shi)(shi)(shi)(shi)管理(li)(li)(li)有效(xiao)的(de)(de)提(ti)升個人和組織的(de)(de)能力(li)！