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實走企業OA路 |
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雖(sui)然實(shi)(shi)施辦公自動化(hua)（Office Automation，OA）不(bu)像實(shi)(shi)施ERP那么艱難復雜，但企(qi)業(ye)OA的應用效果并不(bu)比ERP好。我們(men)認(ren)為，要順利(li)地實(shi)(shi)施OA并獲得效率和效益，必須充分(fen)認(ren)識企(qi)業(ye)OA的應用屬性，注重關鍵要素，抓住數據(ju)這個核心，分(fen)步推進(jin)應用，扎(zha)扎(zha)實(shi)(shi)實(shi)(shi)走好OA路。 一、充分認識應(ying)用屬性 OA來(lai)自國外(wai)，雖(sui)在我國落戶多年，仍(reng)然水土不(bu)服(fu)。與政府和(he)其他OA相(xiang)比，企業OA在應用(yong)屬性(xing)如不(bu)確定性(xing)、集(ji)成性(xing)和(he)靈(ling)活性(xing)等(deng)方(fang)面表現得更(geng)加突出，必須對此有充分的認(ren)識。 1.不確定性 OA是企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)信息化(hua)(hua)(hua)(hua)大系(xi)統的(de)(de)(de)(de)(de)子(zi)系(xi)統，必然繼承其“父輩(bei)”所具(ju)有的(de)(de)(de)(de)(de)不確(que)定(ding)性。首先(xian)，因為現(xian)(xian)在(zai)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)外部(bu)環(huan)(huan)境(jing)的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)(hua)(hua)(hua)頻率(lv)明顯加快，顧客需(xu)求(qiu)多(duo)樣(yang)化(hua)(hua)(hua)(hua)，市(shi)(shi)場競(jing)爭(zheng)日趨(qu)激(ji)烈；同時(shi)，企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)自(zi)(zi)身的(de)(de)(de)(de)(de)發(fa)展(zhan)(zhan)空(kong)間也在(zai)不斷(duan)(duan)擴大，需(xu)要縮(suo)短決策時(shi)間，隨時(shi)對市(shi)(shi)場做出反應。這就(jiu)要求(qiu)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)管(guan)(guan)理流程(cheng)不斷(duan)(duan)進行(xing)優化(hua)(hua)(hua)(hua)或(huo)重組，如組織機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)革和(he)(he)人員流動(dong)等。尤其目前國企(qi)(qi)(qi)改革到了關鍵時(shi)期，許多(duo)國企(qi)(qi)(qi)面(mian)臨管(guan)(guan)理體制(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)根(gen)本(ben)變(bian)革更使(shi)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)處(chu)于大動(dong)蕩(dang)中。其次，OA自(zi)(zi)身技術(shu)在(zai)不斷(duan)(duan)發(fa)展(zhan)(zhan)和(he)(he)變(bian)化(hua)(hua)(hua)(hua)，從(cong)單純的(de)(de)(de)(de)(de)文本(ben)界(jie)面(mian)、C/S結構(gou)(gou)、B/S結構(gou)(gou)，到現(xian)(xian)在(zai)的(de)(de)(de)(de)(de)B/S三層、多(duo)層結構(gou)(gou)。就(jiu)內容(rong)而言，首先(xian)是辦(ban)公(gong)過程(cheng)中普遍使(shi)用(yong)電腦和(he)(he)打印機(ji)進行(xing)文字(zi)處(chu)理、表格處(chu)理和(he)(he)人事財務等信息的(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理等；再是辦(ban)公(gong)過程(cheng)中網絡(luo)技術(shu)普遍應用(yong)，以數(shu)據、信息提煉(lian)和(he)(he)組織知識為主(zhu)要處(chu)理內容(rong)的(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)系(xi)統的(de)(de)(de)(de)(de)使(shi)用(yong)；現(xian)(xian)在(zai)的(de)(de)(de)(de)(de)發(fa)展(zhan)(zhan)趨(qu)勢是在(zai)網絡(luo)新技術(shu)支持下的(de)(de)(de)(de)(de)業(ye)(ye)務OA，并向數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)(hua)辦(ban)公(gong)轉(zhuan)變(bian)。企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)內外環(huan)(huan)境(jing)的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)(hua)(hua)(hua)、OA自(zi)(zi)身技術(shu)的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)(hua)(hua)(hua)以及應用(yong)對象的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)(hua)(hua)(hua)，使(shi)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)OA的(de)(de)(de)(de)(de)應用(yong)具(ju)有了不確(que)定(ding)性。 啟示(shi)：不(bu)可能一套(tao)現(xian)成的(de)(de)OA套(tao)在自己企(qi)業上就天(tian)(tian)衣無(wu)縫，且效果(guo)良(liang)好。當(dang)然(ran)，即便(bian)是今(jin)天(tian)(tian)使用(yong)效果(guo)好，也不(bu)能保證明天(tian)(tian)依然(ran)好。所以，必須(xu)以發展的(de)(de)眼光(guang)，按(an)照企(qi)業自身(shen)的(de)(de)需求和管理(li)特點(dian)選用(yong)合適的(de)(de)OA系統。 2.集成性 OA首先是(shi)一(yi)個集(ji)成平(ping)臺，這也(ye)是(shi)對OA的基本(ben)要求(qiu)。包括(kuo)信(xin)息集(ji)成，即(ji)對生產、管理、營(ying)銷、企業外(wai)部等(deng)信(xin)息進行集(ji)成；技(ji)術(shu)集(ji)成，關系數據庫(ku)、文(wen)檔數據庫(ku)、數據檢索、傳輸、多媒體(ti)等(deng)技(ji)術(shu)都(dou)得以體(ti)現；應用集(ji)成，除了OA本(ben)身的應用、通訊、發布、協同、公文(wen)流(liu)轉外(wai)，還需要集(ji)成財(cai)務、人力資源和供銷管理，甚至(zhi)客戶管理和供應鏈管理。 啟示：集(ji)成性(xing)告訴我(wo)們，不能(neng)就OA而(er)OA，必須(xu)從集(ji)成的角(jiao)度選(xuan)用(yong)OA系統(tong)，才能(neng)取得效(xiao)率和效(xiao)益。 3.靈活性 相對(dui)于財務(wu)系統和ERP來(lai)說，OA要靈活一(yi)些。首先，OA的應用(yong)(yong)面廣。可(ke)(ke)以(yi)根據企業(ye)的實際情況，靈活地啟用(yong)(yong)一(yi)個(ge)或幾個(ge)平臺的功(gong)能，使用(yong)(yong)的門檻也比較低，不必對(dui)員工做(zuo)(zuo)長期培訓就可(ke)(ke)以(yi)由簡到繁地開(kai)始使用(yong)(yong)；而(er)且(qie)，因為是辦(ban)公(gong)系統，它會(hui)和所(suo)有(you)(you)的管理人員、上下級領導直接(jie)接(jie)觸，因此應用(yong)(yong)面很(hen)廣泛。其次，OA投資少、見效快：在原有(you)(you)硬件平臺的基礎上，增加少量投資，十幾天的時間OA就可(ke)(ke)以(yi)使用(yong)(yong)起來(lai)；看準幾個(ge)問題，抓用(yong)(yong)到底，很(hen)快就能見到效益(yi)；在入門之(zhi)后，可(ke)(ke)快速集成(cheng)原有(you)(you)的零散(san)信(xin)息，達到信(xin)息共享的目(mu)的，例如用(yong)(yong)iMIS的應用(yong)(yong)模(mo)板，很(hen)快可(ke)(ke)以(yi)完(wan)成(cheng)一(yi)個(ge)部門的應用(yong)(yong)集成(cheng)，使工作效率和效益(yi)都有(you)(you)所(suo)提高。OA可(ke)(ke)直接(jie)面對(dui)領導層(ceng)，一(yi)件事做(zuo)(zuo)好了，對(dui)整(zheng)個(ge)企業(ye)會(hui)有(you)(you)很(hen)大觸動。 啟示：我們可(ke)以把OA作為管理信(xin)(xin)息(xi)化的(de)(de)切(qie)入點，乃至整個企(qi)業信(xin)(xin)息(xi)化的(de)(de)切(qie)入點。取得領導和廣大(da)管理人員對信(xin)(xin)息(xi)技(ji)術的(de)(de)認(ren)可(ke)之后，全面推(tui)動企(qi)業信(xin)(xin)息(xi)化進程。 二、注重關鍵要素 實(shi)(shi)施(shi)和應(ying)(ying)用(yong)OA的(de)(de)(de)(de)關鍵要(yao)素(su)是(shi)(shi)OA的(de)(de)(de)(de)使(shi)用(yong)者。現在(zai)還存在(zai)幾(ji)個(ge)問題：①傳統辦(ban)公習(xi)慣成為阻力。目前有(you)部分使(shi)用(yong)者的(de)(de)(de)(de)傳統辦(ban)公習(xi)慣根(gen)深蒂固(gu)，沿(yan)襲(xi)著多年(nian)來一(yi)貫制的(de)(de)(de)(de)辦(ban)公環境和手(shou)段，如有(you)的(de)(de)(de)(de)領導(dao)(dao)習(xi)慣于看(kan)紙(zhi)媒體(ti)文件(jian)、聽取面對面匯(hui)報，不愿意看(kan)屏幕(mu)、不愿意使(shi)用(yong)鼠標(biao)，更不愿意出(chu)門帶移(yi)動(dong)辦(ban)公設備，這(zhe)是(shi)(shi)實(shi)(shi)施(shi)OA的(de)(de)(de)(de)第一(yi)阻力。②辦(ban)事程序不夠規(gui)范標(biao)準(zhun)。例如，請示工作(zuo)的(de)(de)(de)(de)回復是(shi)(shi)“你看(kan)著辦(ban)！”；正常手(shou)續不能辦(ban)的(de)(de)(de)(de)事情，不正常途徑(jing)辦(ban)理卻(que)圓滿(man)解決！這(zhe)都(dou)是(shi)(shi)OA系統所不能接受(shou)、無法(fa)實(shi)(shi)現的(de)(de)(de)(de)“超常功能”。③配角(jiao)唱(chang)(chang)主(zhu)角(jiao)的(de)(de)(de)(de)戲。不少企(qi)業的(de)(de)(de)(de)信息部門擔(dan)當推進(jin)OA的(de)(de)(de)(de)主(zhu)角(jiao)，即(ji)信息部門推動(dong)企(qi)業領導(dao)(dao)和廣大管理人(ren)(ren)員，一(yi)個(ge)配角(jiao)推動(dong)兩個(ge)主(zhu)角(jiao)唱(chang)(chang)OA這(zhe)臺戲，工作(zuo)難度和使(shi)用(yong)效果是(shi)(shi)不言而喻的(de)(de)(de)(de)。企(qi)業應(ying)(ying)當分清推進(jin)OA的(de)(de)(de)(de)主(zhu)角(jiao)和配角(jiao)，力求企(qi)業主(zhu)角(jiao)一(yi)把(ba)手(shou)、管理人(ren)(ren)員）就是(shi)(shi)推進(jin)OA的(de)(de)(de)(de)主(zhu)角(jiao)。 啟示(shi)：需(xu)求(qiu)源自(zi)認(ren)識(shi)(shi)，沒有認(ren)識(shi)(shi)自(zi)然就(jiu)沒有需(xu)求(qiu)。若想唱好OA這(zhe)臺戲，就(jiu)要采取措施(shi)——培(pei)訓(xun)，通過培(pei)訓(xun)提高(gao)主角對OA的認(ren)識(shi)(shi)，發現對OA的需(xu)求(qiu)，促使主角和(he)配角的轉(zhuan)化(hua)。OA也是一個過程，在培(pei)訓(xun)和(he)實施(shi)工程中盡量(liang)采取“小(xiao)步快走”的方式(shi)。 三、 抓住數據核心 以(yi)數(shu)據(ju)(ju)(ju)為核心，實(shi)(shi)行(xing)(xing)分(fen)級管(guan)理(li)(li)至少(shao)有(you)以(yi)下(xia)(xia)幾點益處：①激活了(le)(le)企業(ye)門(men)(men)(men)(men)戶(hu)。現在(zai)許多企業(ye)的(de)(de)(de)(de)信(xin)息(xi)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)沒有(you)足夠的(de)(de)(de)(de)專門(men)(men)(men)(men)維(wei)護人員，也沒有(you)及時(shi)反應客觀需(xu)求(qiu)的(de)(de)(de)(de)素材，致使門(men)(men)(men)(men)戶(hu)網(wang)站處于“休(xiu)眠”狀(zhuang)態。而分(fen)級維(wei)護管(guan)理(li)(li)就(jiu)是(shi)放權給底(di)層(ceng)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)，讓他們按照需(xu)求(qiu)維(wei)護屬于自(zi)己(ji)的(de)(de)(de)(de)OA平臺(tai)和(he)網(wang)頁（上載內(nei)容有(you)各級領(ling)導(dao)(dao)把關(guan)審(shen)核），信(xin)息(xi)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)只負責(ze)(ze)管(guan)理(li)(li)（如各級權限設置），這樣就(jiu)有(you)了(le)(le)自(zi)上而下(xia)(xia)的(de)(de)(de)(de)維(wei)護管(guan)理(li)(li)隊伍，解決(jue)了(le)(le)長期以(yi)來企業(ye)門(men)(men)(men)(men)戶(hu)維(wei)護少(shao)人缺材，半(ban)死(si)不(bu)活的(de)(de)(de)(de)問題。②在(zai)企業(ye)內(nei)部(bu)(bu)對(dui)信(xin)息(xi)管(guan)理(li)(li)實(shi)(shi)行(xing)(xing)了(le)(le)“政(zheng)企分(fen)開(kai)”。使信(xin)息(xi)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)和(he)管(guan)理(li)(li)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)各自(zi)對(dui)信(xin)息(xi)管(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)職(zhi)責(ze)(ze)一(yi)清二楚，信(xin)息(xi)源(yuan)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)（管(guan)理(li)(li)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)）負責(ze)(ze)數(shu)據(ju)(ju)(ju)及時(shi)維(wei)護，信(xin)息(xi)部(bu)(bu)門(men)(men)(men)(men)負責(ze)(ze)管(guan)理(li)(li)網(wang)絡(luo)，解決(jue)了(le)(le)領(ling)導(dao)(dao)不(bu)能及時(shi)看(kan)到數(shu)據(ju)(ju)(ju)，就(jiu)習慣性錯(cuo)打(da)信(xin)息(xi)中(zhong)心板子的(de)(de)(de)(de)矛盾(dun)。而且這樣各層(ceng)系(xi)統(tong)有(you)后(hou)臺(tai)的(de)(de)(de)(de)各級數(shu)據(ju)(ju)(ju)庫(ku)（關(guan)系(xi)或文檔數(shu)據(ju)(ju)(ju)庫(ku)）支撐(cheng)運(yun)行(xing)(xing)，大(da)大(da)提高了(le)(le)系(xi)統(tong)的(de)(de)(de)(de)安全性。從規劃(hua)、實(shi)(shi)施到逐漸運(yun)行(xing)(xing)，在(zai)OA平臺(tai)的(de)(de)(de)(de)支持(chi)數(shu)據(ju)(ju)(ju)庫(ku)中(zhong)不(bu)斷(duan)沉淀(dian)和(he)積累統(tong)一(yi)標準(zhun)的(de)(de)(de)(de)數(shu)據(ju)(ju)(ju)，為后(hou)續OA的(de)(de)(de)(de)發(fa)展、數(shu)據(ju)(ju)(ju)挖掘(jue)服務決(jue)策(ce)奠定可靠的(de)(de)(de)(de)基(ji)礎。 啟示：在規(gui)劃實施OA的過程中，要自(zi)始至終抓住數(shu)據(ju)這個核心(xin)(xin)，避(bi)免出現新的信息(xi)孤島。要在統(tong)(tong)一的信息(xi)資源規(gui)劃下(xia)實施OA系統(tong)(tong)，即其他的管理信息(xi)系統(tong)(tong)（如ERP）與OA使用統(tong)(tong)一的數(shu)據(ju)平臺(tai)(tai)，并以(yi)OA平臺(tai)(tai)作為(wei)數(shu)據(ju)傳輸的紐帶和橋梁，以(yi)數(shu)據(ju)為(wei)核心(xin)(xin)，進行分級管理。 四、分步推進應用 “總體(ti)規劃(hua)，分步(bu)(bu)(bu)推(tui)進”是扎實走好OA路的(de)(de)(de)首要(yao)原則(ze)。要(yao)想(xiang)分步(bu)(bu)(bu)推(tui)進，總體(ti)規劃(hua)是前提，不能無目的(de)(de)(de)、無步(bu)(bu)(bu)驟地盲目推(tui)進。理想(xiang)的(de)(de)(de)OA應當具備企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)通訊、信息(xi)(xi)發(fa)布(bu)、協同工作、公文流轉、日常辦(ban)公、信息(xi)(xi)集成(cheng)、知識管(guan)理等主要(yao)平臺(tai)，既不能一下子全面推(tui)開，也不能從頭到尾依次實施。要(yao)按規劃(hua)和企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)實際情(qing)況，以“小步(bu)(bu)(bu)快走”的(de)(de)(de)原則(ze)穩步(bu)(bu)(bu)推(tui)行。 在實施和(he)(he)使用OA的(de)(de)過程(cheng)中必然牽扯到(dao)以(yi)哪種(zhong)流程(cheng)為導(dao)向的(de)(de)問題(ti)，一般采用“雙向位(wei)移(yi)”如(ru)果是(shi)老(lao)企(qi)業(ye)(ye)或(huo)相(xiang)對較大的(de)(de)集團企(qi)業(ye)(ye)，OA又是(shi)信息部(bu)門(men)提(ti)出和(he)(he)推進的(de)(de)，那就必然是(shi)以(yi)企(qi)業(ye)(ye)主導(dao)業(ye)(ye)務為導(dao)向，讓OA向企(qi)業(ye)(ye)業(ye)(ye)務流程(cheng)“位(wei)移(yi)”多一些，而不可(ke)能是(shi)讓OA從根本上改(gai)造集團業(ye)(ye)務流程(cheng)。但決不能是(shi)企(qi)業(ye)(ye)工作流程(cheng)的(de)(de)翻版，否則將失去OA提(ti)高工作效率和(he)(he)經濟效益的(de)(de)意(yi)義。 在(zai)實(shi)施(shi)OA的(de)(de)(de)過(guo)程(cheng)中，“以(yi)干促(cu)(cu)學(xue)(xue)、以(yi)學(xue)(xue)促(cu)(cu)用(yong)(yong)”也是扎(zha)實(shi)推進(jin)OA的(de)(de)(de)具體做法。有了基本的(de)(de)(de)辦公(gong)自(zi)動(dong)化條件，比如職工的(de)(de)(de)培訓(xun)就可(ke)在(zai)網上進(jin)行，以(yi)此培育(yu)通訊(xun)平臺的(de)(de)(de)使用(yong)(yong)，然后立即(ji)要求(qiu)使用(yong)(yong)郵件請示匯(hui)報，取消紙媒(mei)體文件。以(yi)實(shi)際的(de)(de)(de)OA應(ying)用(yong)(yong)促(cu)(cu)進(jin)學(xue)(xue)習，推動(dong)應(ying)用(yong)(yong)。 實(shi)施OA必然要進(jin)(jin)行管(guan)(guan)理流(liu)程(cheng)優化(hua)，牽(qian)扯到(dao)企業的(de)(de)人(ren)員(yuan)調配(pei)、權力轉移、利益(yi)(yi)再(zai)分配(pei)等(deng)，這都(dou)是敏感問題，必須慎重操作(zuo)。建議先抓住一個人(ren)的(de)(de)應用(yong)效果、一件事(shi)情的(de)(de)推行、一個單位(wei)使用(yong)OA的(de)(de)效益(yi)(yi)，推進(jin)(jin)優化(hua)管(guan)(guan)理流(liu)程(cheng)。例如某集團的(de)(de)一位(wei)副總(zong)(zong)信(xin)息管(guan)(guan)理基(ji)礎好，信(xin)息技術應用(yong)的(de)(de)好，就推選他來(lai)(lai)分管(guan)(guan)業務(wu)流(liu)程(cheng)的(de)(de)優化(hua)。集團發放(fang)會議通知，原來(lai)(lai)是黨辦公(gong)室、信(xin)息部門(men)、財務(wu)、人(ren)力資源、總(zong)(zong)調度都(dou)可以下發，各行其(qi)事(shi)。 實(shi)行OA以后，統(tong)一將通知發(fa)(fa)放歸權為黨政辦(ban)公室綜合(he)科，其他單位通過網絡向綜合(he)科提(ti)報會議通知，由綜合(he)科統(tong)一協調下發(fa)(fa)，理順了管理流程，防止(zhi)了會議室、參會人員、車輛(liang)等資源的沖突(tu)和(he)浪費。 啟示：以“雙向位(wei)移(yi)”為原則，分步推進(jin)，小(xiao)步快走(zou)，抓住(zhu)小(xiao)事落實(shi)到底，都是(shi)扎實(shi)走(zou)好(hao)企業(ye)OA之路的有(you)效途徑(jing)。 |